أخبار عاجلة
مؤسسة حياه Team-Connection-1024x678-1-660x330 دليل إدارة المتطوعين 2017-2018

دليل إدارة المتطوعين 2017-2018

مؤسسة حياه index دليل إدارة المتطوعين 2017-2018

 

  • المقدمة:

«حياه» مُؤسَّسة أهليّة أُنشئت في يونيو 2015، تتكون المُؤسَّسة من عدد من الوحدات، تعمل جميعها بهدف إعادة التأهيل والدمج المجتمعي للفئات الأكثر تضررًا (المفرج عنهم – شباب الخريجين – المرأة المُعيلة – الأطفال والأحداث المُعرضين للخطر)

وتسعى المُؤسَّسة في عملها إلى تحقيق الأهداف الواردة في لائحتها. وتمُد «حياه» يدها لمساعدة الفئات المستهدفة من النساء وشباب الخريجين.. وتهدف إلى نشر فكر العمل التطوعي الأهلي وتعميقه في نفوس الجمهور.. وتضمُّ المُؤسَّسة فريق عمل متميز من المدربين والقانونيين والمُعالجين النفسيين.. وتقدم «حياه» خدماتها لسكان محافظات: الشرقية، القنال، القليوبية، والإسكندرية.. وللمؤسسة فرعان في محافظتي الشرقية والإسكندرية.

وحدات مؤسسة حياه للتنمية والدمج المجتمعي:

  • وحدة التأهيل و الدمج وتشمل برنامج الدعم الاجتماعي والنفسي.
  • وحدة العدالة القانونية و الجنائية.

وتشمل برنامج التوظيف وبرنامج المشروعات الصغيرة.

  • وحدة التمكين الاقتصادي.
  • وحدة حياه ثقافة وفن.

كا يوجد بالمؤسسة عدد من البرامج التدريبية للمحاميين والاخصائيين النفسيين والاجتماعيين ومهارات العمل التطوعي ومهارات التواصل بين فرق العمل وإنشاء وهيكلة المؤسسات الاهلية وتدريبات التنمية البشرية.

كما يوجد برنامج للتحويلات

( مستشفيات – جمعيات أهلية – علاج إدمان – إيدز – مصانع – متبرعين)

  • السياق والخلفية:

دعت الحاجة أن تقوم مؤسسة حياه بإصدار هذا الدليل بناءاً على زيادة عدد المتطوعين المنضمين للمؤسسة ولإيجاد منظومة منضبطة للعمل التطوعي، مسترشدين في هذا بقانون إنشاء الجمعيات الأهلية قانون 84 لسنة 2002 المادة 4/د حيث يجوز وضع قواعد وشروط للعمل التطوعي في أنشطة الجمعية وشروط وحقوق المتطوعين وواجباتهم ووسائل حمايتهم، و يتباين مفهوم العمل التطوعي من مجتمع لآخر، فقد يكون عملاً منظماً في إطار القانون تطبقه سائر الجمعيات والنقابات والمؤسسات الخيرية حيث لا يتقاضى الفرد في العمل التطوعي أجراً على ما يقوم به من أعمال، ولا يجبر للعمل أو تحمل المسؤولية؛ إلا إذا كان راغباً فيه من ذاته من أجل خدمة الآخرين. وقد يكون العمل التطوعي عشوائياً ليس له قانون معتمد إنما يساهم الأفراد طوعاً من ذواتهم في الخدمات العامة، وهنا غالباً ما تحدث مشكلات قانونية أو قد تتعارض وتتداخل بعض المؤسسات والجمعيات مع اختصاصات مؤسسات الدولة التي هى أساساً موجهة لخدمة المجتمع ولذا كان لزاما علي المؤسسة إصدار مثل هذا الدليل لتنظيم العمل التطوعي بها.

أهداف الدليل:

يهدف هذا الدليل إلى:

1-  تزويد المؤسسة الأهلية بشرح مرجعي مفصل حول سياسات التطوع والأسس وأليات العمل التطوعي.

2-  تحديد وتوضيح سياسات التطوع التي من شأنها تنظيم العلاقة بين المؤسسة والمتطوعين.

3-  تنظيم حقوق وواجبات المتطوعين في ظل نظام مؤسسي محدد.

4-  تشجيع الافراد علي التطوع في إطار نظم محددة وواضحة وشرح كامل للأهداف.

5-  المحافظة على المتطوعين الأكفاء وتدريبهم على تحمل مسئوليات العمل المؤسسي لخدمة المجتمع والتخصص.

الفئة المستهدفة للدليل (مستخدم الدليل)

الجدول التالي يوضح الفئات المستخدمة لهذا الدليل

الغرض من الاستخدامالفئة المستهدفة
التعرف علي أهمية التطوع في المؤسسة الاهلية والتعرف على طبيعة وأهمية دورهم.رئيس وأعضاء مجلس إدارة المؤسسة.
معرفة حقوقهم وواجباتهم.المتطوعين في المؤسسة الأهلية.
دليل مرجعي لتطبيق سياسات التطوع.العاملين بإدارة فرق المتطوعين وإدارة الموارد البشرية والتنفيذيين.

 

المستهدفة الغرض من الاستخدام

قائمة المصطلحات

المصطلح

 المؤسسة الأهليةالمؤسسة 
ويحتوي على رئيس مجلس الأمناء وأمين الصندوق والسكرتير العام.مجلس الأمناء 
قانون جمهورية مصر العربية المعمول به حالياً.قانون العمل 
  تقديم العون أو النفع الي شخص أومجموعة أشخاص يحتاجون اليه دون مقابل مادي أو معنوي.العمل التطوعي 
هو الشخص الذي يتمتع بمهارة او خبرة لأداء واجب اجتماعي او مساعدة لأشخاص او مجموعات ولا يكون له اي مردود مالي او وظيفي نتيجة العمل المطلوب .. ويمكن للمؤسسة تحديد مكافأت للمتطوعين تبعاً لسياسة التطوع لديها.المتطوع 
سياسات التطوع وأسسه تبعاً للمؤسسة، وهو منظم للعمل بين المتطوعين وبين المؤسسة من خلال نماذج المرفقات (استمارة التطوع – عقد التطوع – استمارة سرية المعلومات).دليل المتطوعين 

سياسات التطوع

أولاً: سياسات التسجيل

يعتمد مركز التطوع بشكل أساسي في إدارة برنامج التطوع على قاعدة بيانات مكتوبة وإلكترونية ودفاتر حضور وإنصراف، ولهذا فهو يُشجع كل الراغبين في التطوع على التسجيل مباشرة من خلال أيضاً استمارات لتطوع بالمؤسسة بفروعها أو من خلال الأستمارة علي الموقع الألكتروني بها .وفي حالة عدم توافر خدمة الإنترنت لدى بعض المتطوعين أو عدم دراية بعضهم بالتعامل مع الانترنت، سوف توفر المؤسسة الاستمارات الخاصة بسجل المتطوع والمؤسسة والفرصة بشكل ورقي للراغبين فى ذلك.

ثانياً: سياسات المواصلات

توفر المؤسسة للمتطوعين سبل المواصلات في حالة تطوعهم في فرص تطوعيّة تتبع المؤسسة تتطلب التنقل من مكان إلى آخر إذا تعذر هذا على المتطوعين أنفسهم أو إذا كانت المسافات بعيدة.

ثالثاً: سياسات السلامة في مكان العمل

يؤمن التطوع بأن الصحة والسلامة في مكان العمل من أهم العوامل التي تضمن بيئة آمنة ومشجعة على العمل.

وتلتزم المؤسسة بضمان مكان عمل صحي وآمن للمسئولين والزوّار والمتطوعين. ويتم تشجيع مسؤولي التطوع والمتطوعين للعمل على منع أية حوادث أو تهديدات للأمن والسلامة داخل أماكن العمل باعتبار ذلك مسؤولية جماعية وفردية.

تتأكد المؤسسة من أن كل الفرص التطوعيّة المتاحة للمتطوعين هي فرص لا تُشكل أيّ خطر يهدد صحتهم أو سلامتهم على الإطلاق.

رابعاً: سياسة تضارب المصالح / سياسة المعايير الأخلاقية

تضارب المصالح / المعايير الأخلاقية سياسة تنطبق على جميع الأشخاص الذين يعملون، بأجر أو دون أجر، في التطوع، سواء كانوا مسؤولين أو متطوعين. يجب أثناء مشاركتهم مع مسؤولي المؤسسة، الالتزام بالمعايير الأخلاقية التالية:

  1. إذا كان المتطوع لديه عقد أو اتفاق أو صفقة مع طرف ثالث، أو إذا كان المؤسسة يفكر في الدخول في أي عقد أو اتفاق أو صفقة مع أي طرف ثالث، وكان لأحد المتطوعين علاقة بهذا الطرف لا بد أن يعلن هذا الموظف أو المتطوع علاقته هذه لإدارة المؤسسة والتي بدورها ترفع هذه المعلومات إلى مجلس إدارة المؤسسة ليرى المجلس إذا ما كان سوف يتم هذا الاتفاق أم لا.
  2. يجب على كل المتطوعين الحفاظ على المهنية والمعايير الأخلاقية للسلوك. بناءًا عليه يجب ألا يقوم الموظفون والمتطوعون بالانخراط في علاقات شخصية من أي نوع مع المتعاملين مع المؤسسة، أو مع أي شخص تلقى أو يتلقى خدمات المؤسسة.

خامساً: سياسة عدم التمييز

هي سياسة عدم التمييز وضمان تكافؤ الفرص للمتطوعين وأعضاء مجلس الإدارة والجهات الشريكة دون أي تمييز بسبب السن أو اللون أو العرق أو الجنس أو الدين أو الأصل أو الإعاقة الجسدية أو العقلية.

تؤكد المؤسسة سياسة عدم التمييز هذه تنطبق أيضاً على جميع المتقدمين للحصول على فرصة تطوعية أو فرصة توظيف، أو على الخدمات التطوعيّة، أو في اختيار المجلس أو خدمات البرنامج. وتلتزم المؤسسة بإشراك كامل وضم أعضاء من الأقليات والنساء والأفراد ذوي الاحتياجات الخاصة.

سياسة الملكية الفكرية

تُؤمن المؤسسة بحقوق الملكية الفكرية وتثمن العطاء الذهني. وبناءًا عليه؛ فهي تعتمد سياسة أن المؤسسة تعتبر مؤلفاً لكل المصنفات الذهنية الجماعية (مثل الدراسات والأبحاث والتقارير… إلخ) التي يشترك فيها موظفون أو متطوعون يعملون تحت إشراف المؤسسة، كما يحظر على المتطوع الحصول على أي نسخة من الأعمال والبرامج (الأبحاث العلميّة وبرامج الحاسب الآلي) إلا بموافقة كتابية مسبقة من رئيس مجلس أمناء المؤسسة.

سياسة أصول المؤسسة

مقر التطوع لائقاً وملائماً بالمؤسسة والمتطوعين الذين يعملون داخله، وبكل من يتعامل مع المؤسسة. وفي هذا الإطار فالمؤسسة تمنع قطعياً استخدام أصول المؤسسة أو ممتلكاتها أو تسهيلاتها لأي غرض غير مشروع أو غير أخلاقي. كما يجب على أي موظف أو متطوع يعلم بأي أصل غير مسجل أو أي تصرف ممنوع متعلق بذلك أن يبلغ عنه المشرف عليه في الحال.

سياسة الأمور الماليّة والحسابات / الشراء

يُعطي التطوع أهمية قصوى للأمور المتعلقة بالمالية والحسابات والشراء. وبناءًا عليه فالمؤسسة تتبنى سياسة مالية ومحاسبية شفافة فيما يتعلق بكل نواحي التسجيل المحاسبي والتسجيل في الدفاتر وعمليات الشراء، ولهذا فإنه يُحذر على كل المتطوعين أن يقوموا بإدخال أية بيانات خاطئة بدفاتر المؤسسة لأي سبب كان، وغير مسموح لأي متطوع أن يقوم بأي عمل ينتج عنه مثل هذا التصرف الممنوع.

كما يحظر على المتطوعين التدخل في أي عمليات شراء دون أن يكون ذلك ضمن فريق الشراء المحدد سلفاً من قبل المدير التنفيذي للمؤسسة.

سياسات المتابعة والتقييم

تعمل المؤسسة على المتابعة الدورية لكل أنشطة المؤسسة من متطوعين وفرص تطوعية وجهات شريكة وذلك من خلال التقارير الشهرية التي سينتجها النظام الإلكتروني للمركز وأيضاً تقارير المتابعة من مدير المؤسسة ومسؤولي النشاط.

سياسة احتساب ساعات التطوع

تعمل المؤسسة على ترسيخ ثقافة تقدير العمل التطوعي. وفي هذا الإطار سوف يعمل المؤسسة على احتساب مساهمات المتطوعين حتى يتسنى لمتخذي القرار والمجتمع التعرف على الكيفية التي ساهمت بها الأعمال التطوعية في التنمية.

أهمية العمل التطوعي

– المشاركة في التنمية الاجتماعية والاقتصادية.

– المساهمة في الأزمات والكوارث التي يتعرض لها المجتمع.

– تعزيز القيم النبيلة والانسانية والمشاركة في توحيد النسيج المجتمعي ومواجهة الظواهر المسيئة.

– حماية الشباب والفئات المختلفة من السلبيات الاجتماعية والنفسية التي يتعرضون لها لكون التطوع سلوك ينمي روح الإرادة والعمل العام والعطاء.

– تنمية المواطنة وتحقيق الانتماء للمجتمع.

– الحد من الجريمة.

– تحسين متطلبات العمل وتلبية مستوى الخدمات المقدم إلى المواطنين.

المرجعية القانونية للدليل

# يعتمد الدليل على قوانين المؤسسة ويخضع لقوانينها الداخلية.

# يعتبر هذا الدليل وسيلة قابلة للتنفيذ وتم اعتماده من مجلس أمناء المؤسسة وعلي جميع المستهدفين للدليل الالتزام بماورد فيه.

# يتم مراجعة الدليل كل عام وتحديثه في حال طلب مجلس الأمناء ذلك وكلما دعت الحاجة إليه.

# يجب إطلاع وتعميم الدليل على جميع المتطوعين بهدف تعريفهم بحقوقهم وواجباتهم وفق ماهو وارد فيه.

واجبات المتطوع

  1. أن يتحلى المتطوع بالخلق الحسن من خلال التعامل مع عملاء الجمعية والعاملين بها، كما ينبغي عليه الاهتمام بالمظهر الخارجي بما يتماشى مع تعاليم الدين الإسلامي والآداب العامة للمجتمع، وما يتطلبه طبيعة عمله المناطه به.
  2. أن يُظهر المتطوع الاستعداد التام لتحمل المسئولية، وتنفيذ المهام الموكلة إليه على أكمل وجه، والمثابرة على الاستمرارية في الأداء بروح عالية خلال فترة التطوع المتفق عليها والالتزام بسرية ما يطلع عليه من معلومات وذلك من خلال التعهد الكتابي المحدد بفترة التطوع وما يليها..
  3. أن يتحلى المتطوع بالثقة بالنفس و يتمتع بروح التعاون مع الزملاء داخل (المؤسسة) وخارجها.
  4. ألا يهدف المتطوع خلال فترة تطوعه إلى تحقيق أهداف شخصية تضر بمصالح (المؤسسة) والعاملين بها من موظفين أو متطوعين أو جهات أخرى.
  5. أن يلتزم المتطوع بالحفاظ على ممتلكات (المؤسسة)، كما يحرص على الاستخدام الأمثل للموارد الممنوحة إليه من قبل (المؤسسة) بما يحقق الأهداف المطلوبة بأقل التكاليف الممكنة.
  6. يلتزم المتطوع بعدم إعطاء الوعود للمراجعين أو الجهات الخارجية باسم (المؤسسة) إلا بعد الرجوع للمسؤولين (المؤسسة) وأخذ الأذن منهم كتابياً وذلك حرصاً على سلامة المتطوع من الوقوع في أي مشكلات قانونيه خلال تعامله.
  7. يلتزم المتطوع بعدم جمع التبرعات سواء كانت مادية أو عينية إلا بعد أخذ الموافقة كتابياً من قبل (المؤسسة) وذلك بأتباع الإجراءات النظامية الخاصة بتنظيم عمليه جمع التبرعات.
  8. يلتزم المتطوع بالحفاظ على أسرار العمل والمعلومات الخاصة (المؤسسة) وعدم إفشاءها خارج (المؤسسة) أو الحديث بها مع الآخرين.
  9. لا يحق للمتطوع المطالبة بأي مبالغ مالية جراء قيامه ببعض الأعمال الموكلة إليه، كما لا يحق له بمطالبة (المؤسسة) بالحصول على وظيفة خلال فترة التطوع أو بعدها. ويعتبر ما يقوم به عمل تطوعي خالص لوجه الله عز وجل بدون مقابل مادي أو أي التزامات أخرى يطالب بها (المؤسسة).

يحق للمؤسسة إنهاء خدمات المتطوع في أي وقت تراه مناسباً، وذلك بحسب ما يلي:

– انتهاء مدة التطوع المتفق عليها.

– عدم التزام المتطوع بأوقات الحضور والانصراف وتسجيل التقارير اليومية خلال فترة تطوعه.

– عدم التزام المتطوع بانجاز المهام الموكلة إليه.

– إضرار المتطوع بمصالح المؤسسة.

– اكتفاء حاجة المؤسسة للمتطوعين خلال فترة من الفترات، حيث يتم إيقاف المتطوعين ويعاد الاتصال بهم مره أخرى في حال فتح مجال التطوع مستقبلاً.

– حصول المتطوع على تقييم (جيد فأقل).

حقوق المتطوع

  • تلتزم المؤسسة بحفظ حقوق المتطوع وكرامته من احترام وتقدير من قبل جميع العاملين بها.
  • تلتزم المؤسسة بتحمل كافة المصاريف المادية المترتبة على تكليف المتطوع بالقيام بمهام يترتب عليها صرف مبالغ مالية لإنجازها.
  • تلتزم المؤسسة بتوفير شهادات الشكر والتقدير للمتطوع في حال أجاد تنفيذ المهام الموكلة إليه على أتم وجه، على أن يتم كامل المدة الزمنية المتفق عليها، وفي حال انقطاع المتطوع أو اعتذاره لا تلتزم المؤسسة بتقديم شهادة عن المدة التي قضاها سابقاً.
  • تلتزم المؤسسة بتحديد المسئوليات الموكلة للمتطوع بما يتناسب مع إمكانياته وقدراته وأخذ موافقة المتطوع بذلك.
  • تلتزم المؤسسة بتوفير المعلومات اللازمة للمتطوع لإنهاء الأعمال الموكلة إليه، مع إطلاعه على كل ما يستجد من أحداث داخل المؤسسة تتعلق بالأعمال الموكلة إليه.
  • يحق للمؤسسة منح المتطوع مكافأة رمزية بما تراه مناسباً وذلك إزاء ما يقدمه لها من خدمات خلال فترة التطوع المحددة والمتفق عليها، والالتزام بالمدة الزمنية المحددة للتطوع بالمؤسسة، ويتم تحديدها من قبل المسئولين (بالمؤسسة) بالاتفاق مع المتطوع مسبقاً حيث لا تقل مدة التطوع عن شهر ولا تزيد عن عام.

 

عوامل نجاح العمل التطوعي

العمل التطوعي لابد له من مقومات وأسباب تأخذ به نحو النجاح، ولذلك من الضروري معرفة أسباب النجاح ليتم الحرص عليها وتفعيلها وتثبيتها، وفي المقابل معرفة الأسباب التي تؤدي إلى الفشل والإخفاق ليتم البعد عنها وعلاجها في حال الوقوع فيها أو في بعضها وبالتالي فإن معالجة المعوقات أعلاه تعد من العوامل الهامة المساعدة على نجاح العمل التطوعي.

ومن أسباب نجاح العمل التطوعي:

  •  أن يفهم المتطوع بوضوح رسالة المنظمة وأهدافها.
  • أن يوكل لكل متطوع العمل الذي يتناسب مع إمكاناته وقدراته.
  • فهم المتطوع للأعمال المكلف بها والمتوقع منه أداءها.
  • أن يلم المتطوع بأهداف ونظام وبرامج وأنشطة المنظمة وعلاقته بالعاملين فيه.
  • أن يوفر المتطوع الوقت المطلوب منه قضاؤه في عمله التطوعي بالمؤسسة.
  • الاهتمام بتدريب المتطوعين على الأعمال التي سيكلفون بها حتى يمكن أن يؤدوها بالطريقة التي تريدها المؤسسة.
  • إيضاح الهيكل الإداري للمنظمة للمتطوعين.
  • إجراء دراسات تقويمية لأنشطة هؤلاء المتطوعين في المؤسسة.

معايير اختيار المتطوعين:

  1. أن يكون حسن السيرة والسلوك.
  2. أن تكون لدية الرغبة والقدرة لتأدية أعمال تطوعية لخدمة المجتمع.
  3. أن يكون سجله الجنائي خالياً تماماً من أية سوابق.
  4. أن يكون لا يقل عمره عن 18 سنة، وإن كان أصغر من 18 سنة لابد من تقديم موافقة مكتوبة من ولي الأمر.
  5. أن يتعهد باتباع كل سياسات المؤسسة وألا يقوم بانتهاك أيّ منها.
  6. أن يتعهد بالمحافظة على كل أصول المؤسسة وأسرارها وما يطلع عليه من معلومات والتعامل معها بأمانة.

تدريب المتطوعين

يولي مركز التطوع أهمية خاصة لمرحلة التوجيه والتدريب للمتطوعين، ويتم ذلك بالمؤسسة، سواء كانت الفرصة داخل المؤسسة أم خارجها. وتعتبر استمارة التطوع أولى وسائل تدريب المتطوع لإندماجه مع باقي المتطوعين الذين يعملون معه في الفرصة نفسها، وكذلك في المكان الذي سيعمل فيه ومع الأشخاص الذين سيتعامل معهم طوال فترة الفرصة. ومن أهم النصائح التي يجب مراعاتها عند استقبال المتطوع هي النواحي النفسية للمتطوع وانطباعه الجيد عن المؤسسة والذي ترسمه في الأساس فترة استقباله بالمؤسسة.

خطوات إنهاء التطوع

يتم إنهاء خدمة المتطوعين في الحالات الآتية:

1- إنتهاء المشروع أو عمل المؤسسة محل التطوع.

2- الاستغناء عن خدمات المتطوع في حال ارتكابه مخالفة أو خرقة للنظام المؤسسي والدليل.

3- العجز أو المرض أو عدم القدرة على تنفيذ المنوط من المتطوع بسبب ظرف قهري.

ويتم إعطاء المتطوع شهادة تثبت فترة التطوع في حال تقديم طلب إنهاء تطوع وحسن السير والسلوك والتقييم خلال فترة التطوع دون وجود مخالفات.

يعتمد                    رئيس مجلس الامناء

 

طلب تطوع

 

اسم المتطوع/

رقم البطاقة/                              المؤهل الدراسي/

المهنة/                                    مكان العمل الرئيسي/

الجنسية/                                تاريخ الميلاد/

العنوان/

البريد الالكتروني/          

الموبايل/

الوحدة الراغب في التطوع بها

  ثقافة وفن
 تمكين اقتصادي
 عدالة جنائية
تأهيل ودمج

 

أسباب التطوع:

ما الذي يمكن أن تقدمه ليساعد في تحقيق أهداف المؤسسة؟

المحافظة على سرية العمل

أتعهد أنا:

المقيم:

بأن أحافظ على السرية التامة في عملي بكل دقة، وذلك طيلة مدة عملي لدى مؤسسة حياة للتنمية والدمج المجتمعي، وبعد إنهائي العمل لديهم. وذلك في كل ما يتعلق بجميع المعلومات الخاصة بـ(…………………………) والعمليات المتعلقة بعملاء وحالات المؤسسة، والتي ألَمَّ بها أو قد تصل إلى علمي وإطلاعي جراء عملي لدى المؤسسة. وأن أراعي الكتمان التام فيما يتعلق بأعمال المؤسسة والعمليات التي تقوم بها، وأصرح بأن أي إخلال يصدر عني وبالتزامي بالمحافظة على السرية المطلقة لأعمال المؤسسة أو عملائها أو علاقاتها أو اتصالاتها  أو حالاتها سيعرضني للفصل الفوري من عملي وأتحمل المسئولية القانونية إذا حدث خلاف ذلك.

 

الاسـم:

التوقيع:

الوظيفة:

 

 

 

 مؤسسة حياه title-volunteers-300x78 دليل إدارة المتطوعين 2017-2018

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *